Herramientas de Excel

C33: Inmovilizar Paneles
Mantiene siempre visible el rango inmovilizado. Esta herramienta resulta muy útil cuando trabajamos en tablas muy extensas y no queremos perder de vista el titulo de cada columna o fila.
E1: Seleccionar vista del panel

E2: Una vez que se hayan desplegado las opciones de "vista", seleccionar la opción inmovilizar paneles. 

E3: Elegir la opción adecuada: inmovilizar panel, inmovilizar fila superior, inmovilizar columna.

C34: Formato Condicional

El formato condicional permite responder visualmente preguntas específicas sobre los datos. Se puede aplicar formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe de tabla dinámica.

E1: Seleccionar la solapa inicio del panel

E2: Elegir la opción "Formato Condicional", y luego elegir la opción correcta a cada caso, en el mio elegire "resaltar reglas de celdas".

E3: Aparecerá el siguiente recuadro en el cual debemos seleccionar el rango (menor que-mayor que- mayor igual-etc) de la celda, el nombre e introducir el valor. Ademas en formato podemos darle un estilo de fuente, tamaño, color determinado a ese rango.

C35: Ordenar datos

E1: del panel de inicio debemos seleccionar la opción "ordenar y filtrar".

E2: Luego debemos seleccionar si queremos ordenarlos de la A a la Z, de la Z a la A o darle un orden personalizado. En mi caso seleccione darle un orden personalizado. En la cual yo Al elegir la columna lo puedo ordenar según el color, la fuente o iconos de las celdas, seleccionar de mayor a menor o viceversa.

C36: Filtrar Datos

El filtrado de datos es una forma fácil y rápida de buscar y trabajar en un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de una tabla, en los datos filtrados sólo se muestran las filas que cumplen los criterios especificados y se ocultan las que no los cumplen.

E1: Posicionarse en la columna a filtrar y seleccionar de la solapa de inicio, la opción "ordenar y filtrar"

E2: Elegir la opción filtrar, con la cual aparecerá un icono triangular en la celda superior de la columna elegida.

E3: seleccionar del cuadro las opciones que queremos que aparezcan, las opciones no marcadas no se mostraran.

C37: Función Fecha

E1: seleccionar formulas del panel, luego seleccionar la opción "insertar función".

E2: aparecerá un cuadro en el cual debemos seleccionar una categoría (financiera, estadística, fecha y hora, etc) y una función (mes, suma, etc), por ultimo hacer clic en aceptar.

C38: Crear Organigrama en excel

E1: En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.

E2: Hacer clic en Jerarquía, luego seleccionar un diseño de organigrama (por ejemplo, Organigrama) hacer clic en Aceptar.

C39: Agregar una forma al organigrama

E1: Hacer clic en el gráfico SmartArt al que desea agregar una forma.

E2:  realizar clic en la forma existente que se encuentre más cerca de donde desea agregar la forma nueva.

E3: En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño, en el grupo Crear gráfico, hacer clic en la flecha que hay bajo de Agregar forma y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

- Para insertar una forma en el mismo nivel que la forma seleccionada pero a continuación de la misma, haga clic en Agregar forma detrás.

- Para insertar una forma en el mismo nivel que la forma seleccionada pero delante de la misma, haga clic en Agregar forma delante.

- Para insertar una forma un nivel más arriba de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma encima.

La forma nueva toma la posición de la forma seleccionada y la forma seleccionada y todas las que haya directamente debajo de la misma bajan un nivel.

- Para insertar una forma un nivel por debajo de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma debajo.

La forma nueva se agrega detrás de las otras formas del mismo nivel.

- Para agregar un asistente de forma, haga clic en Agregar asistente.

El asistente de forma se agrega sobre las demás formas al mismo nivel en el gráfico SmartArt, pero se muestra en el panel de texto detrás de las otras formas en el mismo nivel.

Agregar asistente sólo está disponible para el diseño de organigramas. No está disponible para diseños jerárquicos, como Jerarquía.

Reflexión:  es impresionante la cantidad de funciones que podemos encontrar en excel, su simplicidad  hace que gran parte de las tareas que se realizan en una organización se realizan a través de este software. Es tan sencillo que cualquier usuario puede aprender a utilizarlo, solo es cuestión de indagar y tener ganas de aprender.

Microsoft Excel

Es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples. Es una de las aplicaciones informáticas más utilizadas en las empresas.

Una hoja de cálculo es una tabla de información dispuesta en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda que puede contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo, mismo libro o incluso a partir de valores alojados en otros libros de Excel. 

La versión 2007 cuenta con hojas de trabajo formadas de celdas, dispuestas por 16.384 columnas y 1.048.576 filas.

Elementos de Excel 2007:

• Botón Office  

Haciendo clic en este botón se puede visualizar un menú desde donde se ven las acciones que se pueden realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo, como se observa en la siguiente imagen:

• Barra de acceso rápido

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que más se usan en Excel, así podemos tenerlos de una forma más rápida. 

• Barra de Opciones

La barra de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que estemos trabajando con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que serán útiles en cada pantalla.

• Barra de fórmulas

La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se va a ver en ella. Si hay una fórmula, se va a ver el contenido de la celda. El mismo se puede editar directamente en las celdas o en la barra de fórmulas.

• Celda

Es la celda en la que se pueden introducir datos en una Hoja de Cálculo.

• Datos

Los distintos tipos  que podemos introducir son:

Valores Constantes: un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

Fórmulas: una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas o directamente en la celda y debe empezar siempre con el signo =.

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca unerror. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. A continuación se detallan los errores que nos pueden aparecer:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.

• Fórmulas y Funciones.

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. Se deben cumplir determinadas reglas: si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =, los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis y no hay que dejar espacios en blanco antes o después de ellos, los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones y los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Fecha y Hora. 

En varias funciones se verá que el valor que nos devuelve es un "número de serie". Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Funciones de texto. 

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Funciones de búsqueda. 

Se utilizan para buscar algún dato que no conocemos. Ejemplo: COLUMNAS(matriz), que devuelve el número de columnas que componen la matriz.

Funciones financieras. 

Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas. 

Funciones Matemáticas y trigonométricas.

Como pueden ser: ABS(número) que devuelve el valor absoluto de un número, ENTERO(número) que redondea el numero al valor entero inferior mas próximo.

Funciones Estadísticas.

Como PROMEDIO(número1;número2;...) que devuelve la media aritmética de la lista de valores.

Funciones Lógicas.

Como la función SI: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)  que devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición.

Funciones de Información.
Como puede ser ESERR(valor) que comprueba si un valor es un error.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

• Opciones de Excel

Si presionamos el botón Office, en la parte superior nos aparece un recuadro que dice: "Opciones de Excel", ésto nos permitirá realizar las configuraciones necesarias para luego trabajar en la planilla de cálculo, cuando lo presionamos nos aparece el siguiente recuadro: 

Reflexión: EXCEL es una herramienta muy importante sobre todo para las empresas, ya que en este programa pueden realizar su contabilidad, sus facturas, análisis de datos, agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc. Además puedes crear desde tablas y/o gráficos estáticos o dinámicos, hasta macros. Es una herramienta muy completa que con su buena utilización resuelve todos los problemas de una empresa, es una herramienta muy fuerte para el análisis cuantitativo y la toma de decisión. 

Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de servicios, grupos de voluntarios, organizaciones del sector privado, científicos, estudiantes, educadores, formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por lo que se ha convertido en un elemento básico de los usuarios finales y profesionales del negocio. 


Fuente: - Manual Excel [consultado 12/8/2014]