Combinar Correspondencia

Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos:

• Un conjunto de etiquetas o sobres     El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.
• Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes.     El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.
• Un conjunto de cupones numerados     Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.

Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la característica de combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un documento que contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar marcadores de posición para la información que es exclusiva de cada versión. Word se encarga del resto.

C54: Combinar Correspondencia

E1: Abrir un documento nuevo de word.

E2: Hacer clic en correspondencia, hacer clic en iniciar correspondencia y seleccionar la deseada.

E3: Hacer clic en seleccionar destinatarios.

E4: Seleccionar crear el documento o insertar y agregar lo que se desea compartir

E5: Cuando el documento esté listo, haga clic en Vista previa de resultados y, luego, en las flechas para ver cada una de las copias del documento.

E6: Para finalizar la combinación, haga clic en Finalizar y combinar y después en Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico.

Reflexión: Es muy fácil de realizar y nos permite ahorrar mucho tiempo, en unos simples pasos podemos coordinar la correspondencia a varios destinatarios.

 Fuente:
- Office microsoft: http://office.microsoft.com/es-ar/word-help/combinar-correspondencia-con-una-hoja-de-calculo-de-excel-HA102809678.aspx
- YOUTUBE: http://www.youtube.com/watch?v=DEie0epUgck

Controles de Excel

Controles de Formulario

Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la información.

Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botón.

Controles Activex

Los controles ActiveX tienen amplias propiedades que puede usar para personalizar su apariencia, comportamiento, fuentes y demás características. Pueden  controlar los diversos eventos que se producen cuando se interactúa con un control ActiveX, por ejemplo, puede realizar diferentes acciones, según qué opción seleccione el usuario en un control de cuadro de lista, o puede consultar una base de datos para rellenar un cuadro combinado con elementos cuando el usuario hace clic en un botón. También puede escribir macros que respondan a eventos asociados con controles ActiveX. Cuando un usuario del formulario interactúa con el control, el código de VBA se ejecuta para procesar cualquier evento que se produzca para dicho control.

C53: Insertar controles 

E1: Seleccionar la ficha "programador" dentro del grupo controles.

E2: Elegir el control deseado, haciendo clic en el mismo.

Controles Excel

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Reflexión: Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información.

Fuente:
- Excel total,  http://exceltotal.com/formularios-en-excel/
- Office Microsoft, http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/introduccion-a-formularios-controles-de-formulario-y-controles-activex-en-una-hoja-de-calculo-HA010342745.aspx

Tablas Dinámica y Gráfico Dinamico

Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.

C50: Crear Tabla Dinámica

E1: Seleccionar la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar.

E2: En la ficha Insertar, hacer clic en Tabla dinámica.

E3: Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegurarse que  la configuración sea correcta y hacer clic en Aceptar.  

E4:  aparecerá una tabla dinámica en blanco al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.

E5: Marcar en la lista derecha los campos que deseamos que aparezcan. 

C51:Aplicar filtros a una tabla dinámica

E1: Pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna, aparecerá una lista  con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.

E2: Marcamos los meses que deseamos que aparezcan y los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).

E3: Pulsar en Aceptar y se cerrara el cuadro de dialogo mostrando los puntos seleccionados.

C52: Crear Gráficos Dinámicos

Un gráfico dinámico muestre las series de datos, las categorías y los ejes de gráficos igual que un gráfico estándar, también incluye controles de filtrado interactivos en el mismo gráfico, lo que le permite analizar rápidamente un subconjunto de datos.

E1: Seleccionar cualquier celda de la tabla. En la pestaña insertar, hacer clic en el el comando Gráfico dinámico.

E2: En el cuadro de diálogo, selecciona el tipo de gráfico deseado y haz clic en Aceptar. 

E3: El gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo. Si quieres, puede moverlo haciendo clic y arrastrando.

Gráficos de Excel

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Reflexión: Tanto la tabla dinámica como los gráficos dinámicos son herramientas muy útiles a la hora de querer visualizar ciertos datos en un conjunto, permiten resumirlos y demostrarlos de manera muy sencilla para su comprensión.

Fuente:

- Aprende libre, http://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/microsoft_excel_2010/trabajar_con_tablas_y_graficos_dinamicos/8.do

-Microsof Office,  http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/crear-un-grafico-dinamico-HA102919712.aspx

Trabajando en Excel

C47: Funcion K.esimo Mayor

La función k.esimo.mayor en Excel devuelve el valor más grande dentro de un rango de celdas, pero también podemos especificar alguna posición relativa al conjunto de datos que deseamos que la función nos devuelva.

E1: Introducimos la formula

La función K.ESIMO.Mayor tiene dos argumentos:

• Matriz (obligatorio): La matriz o rango de datos donde deseamos buscar.
• K (obligatorio): La posición dentro de la Matriz que ocupa el elemento que deseamos obtener a partir del menor de los valores.

En este caso, mi matriz es la siguiente:

Matriz A2:B6

K: Seria el numero 1, luego el 2, 3, etc; indica el orden relativo de los valores, de mayor a menor.

 Por lo cual la formula quedaria:

                                       =K.ESIMO.MAYOR(A2:B6,1)

E2: Agregarle el signo $ (absoluto) a la formula, la única que no lleva el signo es el ultimo numero que indica la posición relativa del valor.

C48: Funcion K.esimo.menor

La función k.esimo.menor en Excel devuelve el valor más chico dentro de un rango de celdas, pero también podemos especificar alguna posición relativa al conjunto de datos que deseamos que la función nos devuelva.

E1: Introducimos la formula

La función K.ESIMO.Menor, al igual que el anterior,  tiene dos argumentos:

• Matriz (obligatorio): La matriz o rango de datos donde deseamos buscar.
• K (obligatorio): La posición dentro de la Matriz que ocupa el elemento que deseamos obtener a partir del menor de los valores.

En este caso, mi matriz es la siguiente:

Matriz de valores

K: Seria el numero 1, luego el 2, 3, etc; indica el orden relativo de los valores, de menor a mayor.

 Por lo cual la formula quedaria:

                                       =K.ESIMO.Menor(A2:B6,1)

E2: Agregarle el signo $ (absoluto) a la formula, la única que no lleva el signo es el ultimo numero que indica la posición relativa del valor.

C49: Función Indice y Función Coincidir anidadas

Funcion indice: Devuelve el valor o referencia de la celda en la intersección de una fila y columna en particular de un rango especificado.
Sintaxis:
                 = INDICE (Rango; fila de referencia a extraer, Columna de referencia a extraer) 

Función Coincidir: Esta fórmula devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincide con un valor dado en un orden especificado.

E1: Combinar ambas funciones.

= INDICE ( Rango de referencia a extraer la intersección de fila y columna);COINCIDIR(el numero de fila que coincide con la  que tenemos especificada,rango de coincidencia)

Ej: En la imagen podemos observar de donde salen los datos a utilizar en dicha función.

=INDICE($A$2:$A$6,COINCIDIR($B14,$B$2:$B$6,0))

Les dejo un vídeo explicativo!!!

Dificultades: poder realizar bien el formato de la formula para que no de como #error

Reflexión:  la utilización de estas funciones nos facilita el andar calculando y buscando datos en las tablas, solo hay que tener en cuenta la sintaxis de las mismas porque ante cualquier error no obtendremos el resultado esperado.

Fuente:

- sitio web: -  Microsoftoffice: office.microsoft.com/es-ar/.../funcion-k-esimo-mayor

- Excel: exceltotal.com/la-funcion-k-esimo-menor

- Youtube: www.youtube.com/watch?v=3PuSCQ5bol4

. 

Mas Funciones de Excel

Función Subtotales

Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es

 más fácil crear una lista con subtotales utilizando el comando

 Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos. Una vez creada la lista

 de subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula SUBTOTALES.

Sintaxis:

SUBTOTALES (núm_función;valor1, valor2, ...)

C43: Calcular Subtotales

E1: Seleccionar  “Subtotales” en la ficha datos.

E2: Hacer clic en la función que queremos

E3: Hacer clic en  “Remplazar subtotales actuales” y luego hacer clic 

en“Resumen debajo de los datos”. Por ultimos seleccionamos aceptar

      - 

Validación de Datos

La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos 

que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la 

entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas 

entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar 

que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada

y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden 

proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en 

la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir 

errores.

Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel 

muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.

C44: Utilizar la Validación de Datos

E1: Hacer clic en “Validación de Datos”, de la ficha datos y 

seleccionar configuracion.

E2: En criterios de Validación  seleccionamos en permitir por ejemplo: 

 “Lista”.

E3: En Origen ponemos los Ítems que aparecerán en la lista separados 

solo con puntos y comas.

E4: Seleccionamos Mostrar mensaje de entrada y agregamos un Titulo 

el mensaje de entrada.

E5: Seleccionamos Mostrar mensaje de error y agregamos un Titulo al 

mensaje de error, hacer clic en Aceptar.

           

Solver

El Solver es una herramienta del Excel que permite resolver problemas de optimización, es decir, a partir de unos objetivos y estableciendo unas condiciones (restricciones), permite resolver problemas de cierta complejidad.

Con Solver, se puede buscar el valor óptimo para una celda, denominada celda objetivo, en donde se escribe la fórmula de la función objetivo f (x₁, x₂, ..., x_n).

Solver cambia los valores de un grupo de celdas, denominadas celdas cambiantes, y que estén relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo. En estas celdas se encuentran los valores de las variables controlables x₁, x₂, ..., x_n.

Puede agregar restricciones a Solver, escribiendo una fórmula g_j (x₁, x₂, ..., x_n) en una celda, y especificando que la celda deberá ser mayor o igual, igual, o menor o igual que otra celda que contiene la constante c_j.

C45: Como utilizar SOLVER

E1: Tutorial

          

C46: Agrupar Datos

E1: Selecciono las columnas que no deseo ver.

  

E2: Hacer clic en “Agrupar” y seleccionar por filas o columnas.

E3: Realizar clic en aceptar

  

     

Reflexión: cuando iniciamos parecían muy difíciles las funciones, pero con la practica resultaron fáciles y útiles. Estas competencias que nos van a servir a lo largo de nuestra vida tanto en el ámbito personal como profesional, las funciones de excel son fantásticas. 

Fuente: 

- http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/calcular-subtotales-y-trabajar-con-niveles-en-excel-HA001109798.aspx

- https://www.youtube.com/watch?v=rXhFX7q3asA

Histogramas

Los histogramas son herramientas estadísticas que nos permiten visualizar gráficamente y rápidamente la distribución de un estudio realizado, los histogramas son representaciones gráficas por medio de barras verticales, de una distribución de frecuencias de una variable continua. Cada una de las barras refleja un intervalo o clase y la altura de las barras representadas es proporcional a la frecuencia (número de veces) con que aparecen los valores en cada uno de los intervalos.

Los histogramas también se le conocen con el nombre de "Diagramas de distribución de frecuencias".

Los Histogramas, son utilizados como una herramienta que ayuda en la toma de decisión para la resolución de problemas, mediante el histograma se puede identificar las pautas de comportamiento del conjunto de los datos y extraer conclusiones, así los histogramas la cual nos permite:

• Realizar un análisis de distribución de datos.
• Comprobar el grado de cumplimiento de las especificaciones.
• Evaluar la eficacia de las soluciones.

Tipos de Histogramas:

• Diagramas de barras simples

Representa la frecuencia simple (absoluta o relativa) mediante la altura de la barra la cual es proporcional a la frecuencia simple de la categoría que representa.

• Diagramas de barras compuesta

Se usa para representar la información de una tabla de doble entrada o sea a partir de dos variables, las cuales se representan así; la altura de la barra representa la frecuencia simple de las modalidades o categorías de la variable y esta altura es proporcional a la frecuencia simple de cada modalidad.

• Diagramas de barras agrupadas

Se usa para representar la información de una tabla de doble entrada o sea a partir de dos variables, el cual es representado mediante un conjunto de barras como se clasifican respecto a las diferentes modalidades.

• Polígono de frecuencias

Es un gráfico de líneas que de las frecuencias absolutas de los valores de una distribución en el cual la altura del punto asociado a un valor de las variables es proporcional a la frecuencia de dicho valor.

• Ojiva porcentual

Es un gráfico acumulativo, el cual es muy útil cuando se quiere representar el rango porcentual de cada valor en una distribución de frecuencias.

C42: Realizar un Histograma en Excel

E1: Les dejo un vídeo explicativo de como realizar un Histograma en Excel:

      

Fuente:

 http://www.quees.info/histogramas.html

- http://es.wikipedia.org/wiki/Histograma

EXCEL: Funciones

FUNCIÓN SI

La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel. Lo que ésta función hace es probar si una condición es verdadera ó falsa. ..

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. 

Su sintaxis es la siguiente: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

C40: Función SI anidada

Una función SI anidada es cuando una segunda o más funciones SI se colocan dentro de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional. Las funciones SI anidadas aumentan la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados a probar.

E1: Crear la tabla con los datos  necesarios.

 En mi caso daré como ejemplo los descuentos otorgados por un corralón por las compra mayoritaria.

E2: Posicionarse en el casillero, apretamos igual e introducimos la función si.

=SI(B2<15.000,"5%");SI(B2<20.000,"10%"); SI(B2>20.000,"15%").

C41: Función Buscarv

BUSCARV te permite buscar en una tabla de datos por un determinado concepto, supongamos nombre, y como resultado te va a encontrar y devolver en la celda que especifiques el dato relacionado con dicho nombre que se encuentre en otra de las columnas de la tabla.

Los argumentos que se encuentran en esta función son los siguientes:

BUSCAR V (Valor buscado; matriz; columna; ordenado)

Donde cada uno de los argumentos quiere decir:

-Valor buscado: Es el dato que buscas, esta dentro de la primera columna del rango de datos en donde se busca, también llamada matriz de búsqueda.

- Matriz: Es el rango de datos donde se encuentra la información, es donde la función va a buscar la información solicitada. Si el texto es equivalente tanto si está escrito en mayúsculas como en minúsculas.

- Columna: Es el número de la columna de la matriz desde la cual debe devolverse el valor que coincide. Si pones un 1 la función BUSCARV te devolverá el dato dentro de los correspondientes a la primera columna, si pones 2 corresponderá a la segunda columna, 3 a la tercera y así sucesivamente.

Ordenado: Es un valor lógico que sirve para indicar a la función BUSCARV si quieres un valor exacto o solo aproximado al valor especificado. Lo más común es poner Falso para que así se busque el dato tal cual lo has especificado. Si pones Verdadero o no pones nada la función te buscará un valor aproximado.

E1: Utilizare de ejemplo un Vídeo Club.

Primero realizaremos la tabla que tomaremos como referencia.

E2: Vamos a tla tabla donde necesitamos los datos, e insertamos la función buscarv.

En este caso para buscar el titulo la función quedaría:

=BUSCARV(A25,A46:C59,2,FALSO)

y para buscar el genero: 

=BUSCARV(A25,A46:C59,3,FALSO)

Les dejo un vídeo explicativo:

Dificultad: Es muy complicado entender la función SI, al mas mínimo defecto la función da error.

Conclusión: Muy útiles la funciones de excel, permiten simplificar y agilizar muchas tareas. Solo hay que tener muy encuentra la sintaxis de las mismas, porque al mas mínimo defecto las funciones ya no dan.