Formularios en Microsoft Acces 2007 (parte 2)

Modificar un formulario

Cuando hablamos de modificar un formulario, nos referimos a cambiar el diseño del formulario y no su contenido. 

Hay muchos motivos para modificar un formulario, entre los que destacan los siguientes:

 - Puede ser que el formulario creado con un asistente tenga problemas porque no se vean bien los nombres de las etiquetas de los campos o el contenido de los mismos. 

 - También puede pasar que se quieran incluir nuevos elementos en un formulario, como el logotipo de una empresa o un recuadro para destacar algunos campos del formulario.

 -  Finalmente, otro motivo típico es incluir elementos del formulario que permitan realizar operaciones aritméticas, como sumar, restar o multiplicar.

 Hay varias vistas en las que se pueden ver los formularios.

Las tres principales son:

-  La Vista Formulario. Esla que se utiliza para ver, introducir y modificar datos en las tablas usando los formularios.

 -  La Vista Presentación. Unavez creado el formulario, se muestra esta vista para ajustar fácilmente su diseño. La ventaja es que se ven los datos reales del formulario como referencia, y puedes reorganizar los controles y ajustar su tamaño.

 - La Vista Diseño se utiliza para modificar el diseño o apariencia de los formularios al detalle. No muestra dato alguno, solo la cuadrícula de diseño puro y duro.

Como es evidente, necesitamos abrir la vista de diseño de nuestro formulario  para modificarlo. Para abrir esta vista, sigue estos pasos:

1- Selecciona el formulario que quieres modificar.

2- En la cinta de opciones, haz clic en el comando Ver en la ficha Inicio o en la ficha Diseño de Herramientas de... y elige el modo Vista Diseño.

3- Otra opción es hacer clic en el botón de vista correspondiente en la barra de estado.

 Una vez en la ventana diseño de formulario, verás que esta ventana tiene los siguientes elementos principales:

-  El Herramientas de controles. Este grupo de comandos sirve para crear nuevos controles y para seleccionar los ya existentes.

 - La Lista de campos. Muestra los campos de la tabla en la que está basado el formulario. Si no aparece por defecto, pulsa en el comando Agregar campos existentes en la cinta de opciones.

 - Las secciones. La vista de diseño de los formularios y de los informes están divididas en secciones. Las veremos en el capítulo de informes, ya que tienen mucha más importancia a la hora de imprimir (objetivo de los informes) que cuando se trabaja en pantalla.

 - Los controles. Son los elementos principales de los formularios (e informes), los objetos que lo forman. Cuando Access crea de forma automática el formulario, los agrupa en diseños. Un diseño, indicado por una cuadrícula anaranjada en torno a los controles, ayuda a alinear los controles.

Tipos de controles

 Hay varias formas de clasificar los controles de los formularios, según su origen o según el elemento de Windows que lo representa.

Según el origen de un control, hay tres tipos principales de controles:

 -  Los controles dependientes. Son controles que tienen relación directa con los valores de los campos. De hecho, muestran dichos valores. Por ejemplo, en la figura 6.2, el control CódPostal muestra el contenido del campo del mismo nombre de la tabla Alumnos. Por tanto, se dice que es un control «dependiente» del contenido de dicho campo.

 - Los controles independientes son los que no tienen relación con los valores de los campos. Por ejemplo, las etiquetas que aparecen junto a los controles de los campos no son dependientes de ningún campo, ya que su valor no se almacena en ningún campo de la tabla.

-  Los controles calculados. Son los controles cuyo valor se obtie­ne de alguna operación aritmética realizada con otros controles. Por ejemplo, se puede crear un control que calcule la edad de un alumno basándose en la fecha de nacimiento.

Además de por su origen, los campos también se pueden clasificar por el elemento de Windows que los representa, hay dos tipos de controles:

-  Los campos están representados por controles del tipo cuadro de texto que contienen el valor de estos campos.

 - A su lado, aparece un texto explicativo que es un control del tipo etiqueta. Estos controles muestran el valor de la propiedad Títulode los campos correspondientes.

En el grupo de comandos Controles puedes ver los otros tipos de controles que pueden existir en un formulario,  los más importantes son:

Tipos de controles según el elemento que los representa

Tipo de control                                        Uso

Etiqueta                                 Se utilizan para incluir textos explicativos. Aparece una eti-                              queta por cada control que representa un campo.

Cuadro de texto                    Se usan para mostrar los datos de los campos y para modifi-                               carlos, si así se desea. Es el tipo de control utilizado por                  omisión para representar a la mayoría de los campos (excepto                               a los del tipo Sí/No).

Botón de alternar                Se usan para representar campos que contienen valores                      excluyentes o valores de tipo Sí/No.

Casilla de verificación       Igual que el anterior, pero más común.

Cuadro combinado              Estos controles muestran los posibles valores de un campo                                 en forma de lista desplegable.

Cuadro de lista                    Igual que el anterior, pero la lista se muestra sin necesidad                               de desplegar ningún cuadro.

Botón de comando               Sirve para ejecutar instrucciones al hacer clic sobre él. En                                los formularios están muy ligados al uso de macros y de

                                                módulos.

Imagen                                  Los controles de tipo Imagen están pensados para almace-                  nar imágenes gráficas en los formularios, como logotipos o                              fotografías.

Objeto independiente          Los objetos independientes representan elementos creados                                con otras aplicaciones informáticas distintas de Access.                                También lo veremos al tratar los objetos.

Objeto dependiente             Los objetos dependientes son elementos cuyo contenido                       está vinculado con archivos externos a las bases de datos.

Subformularios                   Estos controles especiales permiten incluir un formulario                 dentro de otro. Ya vimos un par de ejemplos en el capítulo 5                al crear nuestros primeros formularios.

Subinformes                         Estos controles permiten incluir un informe dentro de un                      formulario. Es muy parecido a incluir un formulario                              de otro.

Tipos de controles según el elemento que los representa 

Tipo de control                                              Uso

Línea                                     Este tipo de control permite incluir líneas                                                    rectas como elementos decorativos en los                                                   formularios.

Rectángulo                           Este control permite incluir un rectángulo 

                                             como elemento decorativo dentro de un                                                     formulario.

Les dejo un tutorial en el cual explica fácilmente como modificar un formulario:

Utilizar imágenes en los Formularios

Access proporciona varias maneras de almacenar y mostrar imágenes: fotografías digitales, gráficos y dibujos digitalizados.

Para mostrar imágenes que no cambian mientras se pasa por los registros de la base de datos o por las páginas de un informe, utilice el control de imagen en lugar del marco de objetos independiente. El control de imagen se carga rápidamente y trabaja con un mayor número de formatos de archivos gráficos.

Les dejo un video, el cual explica sencillamente como insertar la imagen en access.

Reflexión:
 Access nos permite modificar el formulario de acuerdo a nuestros gustos personales, por eso hay que recordar siempre el hacerlo sencillo pero atractivo para captar la atención de quien lo ve y no aburrirlos.

Fuente: - www.mailxmail.com, http://www.mailxmail.com/curso-tablas-formularios-expresiones-access/modificar-formularios-access [consultado 31/10/2014]

- WWW. YOUTUBE.COM, http://www.youtube.com/watch?v=2FNRYzFHWmg, [consultado 31/10/2014]

Formularios en Microsoft Access 2007

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. 

A los formularios se los considera como ventanas a través de las cuales los usuarios ven y alcanzan las bases de datos.  Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos.

Opciones para crear Formularios

C56: Crear formularios mediante la herramienta formulario

E1: Ir a la ficha crear y seleccionar Formularios.

E2: Se   creara el formulario, que aparecerá en la vista presentación, en la cual se pueden realizar los cambios de diseño.

Aclaración:  Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.

C57: Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

Un formulario dividido permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

E1: En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido.

E2: Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación.
 En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. 

Fijar la posición del separador de formulario

Para fijar el separador de formulario en una posición para que no lo pueda mover el usuario, siga este procedimiento:

1. Cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño.
2. Si no se muestra aún la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca.
3. Seleccione Formulario en la lista desplegable situada en la parte superior de la hoja de propiedades.
4. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, establezca el valor      de la propiedad Barra divisora del formulario dividido en No.
5. Establezca el valor de la propiedad Guardar posición de la barra divisora en No.
6. Cambie a la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Presentación.
7. Arrastre la barra divisora a la posición que desee (o indique el alto exacto en el cuadro de la propiedad Tamaño del formulario dividido).
8. Cambie a la vista Formulario para ver el resultado.

El separador queda fijado en la posición configurada y la barra divisora está oculta.

Agregar o eliminar un campo

1. Si no ve el panel Lista de campos, en la ficha Formato, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.
2. Busque el campo que desee agregar y arrástrelo hasta la hoja de datos o el formulario.

Si se arrastra un campo a la hoja de datos, ese campo se agrega asimismo al formulario. De manera similar, si se arrastra un campo al formulario, ese campo se agrega también a la hoja de datos.

3. Para eliminar un campo, es preciso usar la parte del formulario dividido correspondiente al formulario. Haga clic en el campo para seleccionarlo y, a continuación, presione SUPRIMIR.

El campo se elimina tanto del formulario como de la hoja de datos.

C58: Crear un formulario que muestre varios registros  mediante la herramienta Varios elementos

Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.

E1: En el panel de exploración, hacer clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

E2: En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. 

Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles.

C59: Crear un formulario mediante el Asistente para  formularios

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios, el cual permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y como usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas.

E1: En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios .

E2: En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario, seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas, este será el origen del formulario.   Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.

E3: continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón  o simplemente doble clic sobre el campo.Si nos hemos equivocado de campo    pulsamos el botón  y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón  o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic   sobre el botón .

E4: Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y  elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. 

E5: Luego se elige el estilo y hacemos clic en siguiente para introducir  un titulo al formulario

 E6: Antes de finalizar tenemos la opción de elegir entre abrir el formulario para ver o introducir información o lo abrimos para    modificar el diseño del formulario.

E7:  Para finalizar el mismo hacemos clic en finalizar.

C60: Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo   unos pocos campos.

E1: En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.    

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

E2: En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.

E3: Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

E4: Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un título, números de páginas   o la fecha y la hora.

E5: Si desea agregar al formulario una mayor variedad de     controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón   secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseño. A     continuación, podrá usar las herramientas del grupo controles            de la ficha Diseño.

Reflexión: 

Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.

Fuente: - La biblia de Acces[consultada el 30/10/2014]   

            -  Manual de Access [consultado 30/10/2014]

 - WWW. OFFICE.MICROSOFT, http://office.microsoft.com/es-ar/   access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx#BMusingformwizard, [consultado 30/10/2014]

Introducción a Microsoft Office Access 2007

Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.


Historia:
R:BASE, que era una aplicación para MS-DOS. En 1988 se empezó a desarrollar un producto SQL (de nombre clave Omega) para Windows yOS/2, junto con el que se escribió un lenguaje de macros llamado EB "Embedded Basic" que se utilizaría en la mayoría de software Microsoft hasta la llegada de VBA. También se buscaba que Omega funcionara como front-end para Microsoft SQL Server. Omega requería una enorme cantidad de recursos de los procesadores 386 disponibles en la época para usos comerciales, retrasando su llegada desde el primer cuatrimestre de 1990 hasta Enero de 1991. Más tarde partes del proyecto fueron Después de la cancelación de Omega, algunos de sus desarrolladores fueron reasignados al proyecto Cirrus (la mayoría fue a parar al equipo creador de Visual Basic). Su meta era crear un competidor de productos como dBase y Paradox en el entorno Windows. El proyecto pareció condenado con la compra de FoxPro por parte de Microsoft, pero la compañía decidió continuar con el desarrollo de Cirrus. Al principio se asumió que el producto usaría el motor Extensible Storage Engine (Jet Blue) pero al final fue reemplazado por otro motor llamado Microsoft Jet Database Engine (Jet Red). El proyecto usó partes del código escrito para Omega y una versión pre-publicada de Visual Basic. En Julio de 1992 llegó la versión final con el nombre de Access.

Conceptos básicos:

Base de datos: Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así

todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro. 

Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Formularios: Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes: Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Páginas: Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. 

Macros: Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.

Módulos: Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.

Reflexión: Access es un programa para el manejo de Bases de Datos, es decir, en tablas almacenas todo tipo de información, organizada de la manera que más te convenga para que sea  mas fácil de manejar, te ayuda a realizar Consultas de los datos que tenemos almacenados y permite diseñar Formularios. Es útil y  practico. 

Fuente: 

- Biblia de Access 2007 [consultado 29/10/2014]

- Manual de Access 2007 [consultado 29/10/2014]

- www.wikipedia, es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access, [consultado 29/10/2014]

Los Sistemas de Información en las Organizaciones

                              Modelo de Leavitt

Leavitt, H. J. (1965) desarrollo un modelo socio técnico, el cual  describe a la organización como un sistema constituido por cuatro componentes interrelacionados: tecnología, las tareas, las personas y la estructura organizativa, las cuales  funcionan como cuatros variables interdependientes, visualizadas como puntas que definen el diamante.

Los elementos de este modelo se agrupan en dos subsistemas:

- El subsistema técnico: que incluyen los trabajos (tareas) que van a desempeñarse, la forma en que se dividen esos trabajos y su coordinación (estructura), y los equipos, instalaciones, instrumentos y demás (tecnología). Este subsistema es el responsable de la eficiencia potencial de la organización.

- El subsistema social: en el que se encuentran las personas, sus características físicas y psicológicas, las vinculaciones y relaciones tanto individuales como grupales. Este subsistema es el encargado de transformar la eficiencia potencial en eficiencia real.

El modelo Leavitt se basa en la fuerte interdependencia entre los componentes de los dos subsistemas.

Ejemplos: Cambio en el componente Tecnología

Un claro ejemplo en el municipio seria el cambio generado a partir de las nuevas tecnologías incorporadas para realizar los tramites para adquirir o renovar la licencia de conducir.
Con la incorporación del mismo se cambio la estructura de la oficina (antes se realizaba todo en una, actualmente se realizan los tramites en una y el examen del psicofisico en otra) , respecto a las personas y las tareas realizadas por estas, se produjo una división de las mismas, anteriormente cualquiera podría llevar a cabo el tramite completo, actualmente cada uno cumple la función para la cual fue capacitado.
En este caso podemos observar como a partir del cambio en uno de los componentes del diamante se van generando cambios en los restantes componentes.

La Administración de las Organizaciones

Si a la organizacion se las conceptualiza como ente o entidades tendientes a satisfacer diversos tipos de demandas con frecuencias contrapuestas (objetivos individuales, sociales y organizacionales) y en donde sus componentes interactúan fuertemente conformando un sistema socio-técnico en el cual se desarrollan diversas y varias actividades, se requiere de una función que sea la encargada de imprimirles dirección, de mediar sus propósitos, de fijar sus objetivos y de organizar sus recursos a fin de obtener los resultados deseados, esa función es la Administración.

Si se considera a las actividades, decisiones e información como componentes del sistema de administración, puede decirse que Sistema Administrativo es aquella función que por medio de determinados procesos y actividades, que incluyen información y decisión, hace posible la obtención de los objetivos de la organización.

Todo sistema administrativo debe entenderse como un sistema que a través del procesamiento de todos los elementos administrativos, produzcan la información necesaria para todos los niveles de la organización y que además, provea los archivos y registros necesarios para generar aquella información.

El sistema Administrativo se comporta como un gran procesador de información en el cual la captación y recopilación de datos se realizan de varias fuentes tanto internas como externas. Este sistema, procesa todos los datos captados produciendo diversas salidas que se interpretan, tomándose decisiones basadas en esa información.

La información se mueve por toda la organización, pero lo hace bajo un esquema definido. Todo sistema administrativo depende de ese flujo de información, que se organiza bajo una entidad abstracta denominada Sistema de Información. Este sistema es el canal por el cual los datos circulan de una persona o sector hacia otros, proporcionando servicios a todos sus componentes en forma tal que éstos puedan realizar sus tareas con eficiencia.

Ejemplo de ciclo de vida de los datos:

En la oficina de empleo del municipio el ciclo de datos es el siguiente:

1- Generación y captura de datos: los datos se recopilan a través de un formulario de entrevista laboral que se llenan con las personas que se acercan a la oficina.

2- Evaluación: los datos en la plataforma se evalúan respecto a oficios, edades, ofertas laborales, lugar de residencia, nivel de estudios, etc.

3- Destrucción: En este caso los datos no se destruyen, se van actualizando.

4- Almacenamiento: los datos se cargan en la Plataforma de Empleo del Ministerio de Trabajo Empleo y Seguridad Social.

5- Transporte: el transporte se realiza por medio de una red de computadoras, a través  de la Plataforma de Empleo.

6- Recuperación: los datos pueden ser recuperados de manera muy fácil ingresando a la plataforma de empleo por medio de una computadora conectada a la red.

7- Reproducción: la reproducción se puede hacer fotocopiando la entrevista en el cuadernillo respectivo,  mediante una descarga del historial de la Plataforma de Empleo o algo que se utiliza mucho en la oficina para cualquier consulta hacia la Agencia de Empleo y demás es una impresión de pagina la cual nos refleja rápidamente y de manera muy fácil los datos que necesitamos en ese momento.

8 y 9- Clasificación y Análisis: los datos se clasifican de acuerdo a la oferta laboral según requisitos de edad, sexo, nivel de estudios alcanzados, experiencias laborales, otros.

10- Operaciones: del total de los cargados a la plataforma el sistema solo deja los aptos para la oferta laboral, es decir que resta y ademas suma entrevistas al cargarlas a la plataforma. Si uno quiere puede obtener de manera muy sencilla el total de entrevistas cargadas, etc.

11- Síntesis: es el informe que podemos descargar de la Plataforma según los requisitos que buscamos.

12- Utilización: el informe obtenido nos sirve para comunicarles a las personas que salieron seleccionadas a través de la Plataforma la existencia de la oferta laboral. Según las requisitos necesarios, las personas del listado tienen que ser las mas capacitadas para el mismo.


Tipos de Informes utilizados en el Municipio:

- Informes Periódicos: en la Oficina de Empleo se utilizan informes semanales hacia el área de contaduría para rendir/evaluar lo gastado y el sobrante de los cursos que se están llevando a cabo. 

- Informes de Datos Críticos: lo utilizan en el Área de Tesorería para evaluar problemas con determinados pagos o depósitos.

- Informe al Instante: el que realiza el Área de Producción hacia Contaduría o hacia Intendente (cuando este lo solicita) por los créditos en proceso de autorización.

- Informes de Excepción: el que realiza el encargado de Recursos Humanos ante determinada falta o incumplimiento por parte del personal.



Ventajas y Desventajas de un Sistema de Información Informatizado:

Ventajas:
- Mayor numero de información en menor espacio. 
- Se obtiene la información de manera mas rápida 
- Es accesible para todos los miembros de la organización en el tiempo que la requieren
- A través de los diferentes programas podemos obtener de manera muy sencilla gráficos comparativos, tablas y demás, sin la necesidad de ponernos a clasificar datos y dibujar a mano.

Desventajas:
- La principal desventaja es la seguridad de la información.
- No generar copias de seguridad y llegar a perder toda la información.
- Falta de capacitación del personal.


Reflexión: 
Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Para lo cual ese sistema administrativo va a tener que seguir completo el ciclo de vida de los datos para tomar las decisiones correctas y realizar esos procedimientos de la mejor manera.

Fuente: Material de la cátedra.