Formularios en Microsoft Access 2007

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. 

A los formularios se los considera como ventanas a través de las cuales los usuarios ven y alcanzan las bases de datos.  Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos.

Opciones para crear Formularios

C56: Crear formularios mediante la herramienta formulario

E1: Ir a la ficha crear y seleccionar Formularios.

E2: Se   creara el formulario, que aparecerá en la vista presentación, en la cual se pueden realizar los cambios de diseño.

Aclaración:  Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.

C57: Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

Un formulario dividido permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

E1: En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido.

E2: Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación.
 En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. 

Fijar la posición del separador de formulario

Para fijar el separador de formulario en una posición para que no lo pueda mover el usuario, siga este procedimiento:

1. Cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño.
2. Si no se muestra aún la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca.
3. Seleccione Formulario en la lista desplegable situada en la parte superior de la hoja de propiedades.
4. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, establezca el valor      de la propiedad Barra divisora del formulario dividido en No.
5. Establezca el valor de la propiedad Guardar posición de la barra divisora en No.
6. Cambie a la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Presentación.
7. Arrastre la barra divisora a la posición que desee (o indique el alto exacto en el cuadro de la propiedad Tamaño del formulario dividido).
8. Cambie a la vista Formulario para ver el resultado.

El separador queda fijado en la posición configurada y la barra divisora está oculta.

Agregar o eliminar un campo

1. Si no ve el panel Lista de campos, en la ficha Formato, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.
2. Busque el campo que desee agregar y arrástrelo hasta la hoja de datos o el formulario.

Si se arrastra un campo a la hoja de datos, ese campo se agrega asimismo al formulario. De manera similar, si se arrastra un campo al formulario, ese campo se agrega también a la hoja de datos.

3. Para eliminar un campo, es preciso usar la parte del formulario dividido correspondiente al formulario. Haga clic en el campo para seleccionarlo y, a continuación, presione SUPRIMIR.

El campo se elimina tanto del formulario como de la hoja de datos.

C58: Crear un formulario que muestre varios registros  mediante la herramienta Varios elementos

Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.

E1: En el panel de exploración, hacer clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

E2: En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. 

Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles.

C59: Crear un formulario mediante el Asistente para  formularios

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios, el cual permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y como usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas.

E1: En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios .

E2: En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario, seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas, este será el origen del formulario.   Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.

E3: continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón  o simplemente doble clic sobre el campo.Si nos hemos equivocado de campo    pulsamos el botón  y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón  o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic   sobre el botón .

E4: Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y  elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. 

E5: Luego se elige el estilo y hacemos clic en siguiente para introducir  un titulo al formulario

 E6: Antes de finalizar tenemos la opción de elegir entre abrir el formulario para ver o introducir información o lo abrimos para    modificar el diseño del formulario.

E7:  Para finalizar el mismo hacemos clic en finalizar.

C60: Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo   unos pocos campos.

E1: En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.    

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

E2: En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.

E3: Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

E4: Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un título, números de páginas   o la fecha y la hora.

E5: Si desea agregar al formulario una mayor variedad de     controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón   secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseño. A     continuación, podrá usar las herramientas del grupo controles            de la ficha Diseño.

Reflexión: 

Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.

Fuente: - La biblia de Acces[consultada el 30/10/2014]   

            -  Manual de Access [consultado 30/10/2014]

 - WWW. OFFICE.MICROSOFT, http://office.microsoft.com/es-ar/   access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx#BMusingformwizard, [consultado 30/10/2014]