Los Sistemas de Información en las Organizaciones

                              Modelo de Leavitt

Leavitt, H. J. (1965) desarrollo un modelo socio técnico, el cual  describe a la organización como un sistema constituido por cuatro componentes interrelacionados: tecnología, las tareas, las personas y la estructura organizativa, las cuales  funcionan como cuatros variables interdependientes, visualizadas como puntas que definen el diamante.

Los elementos de este modelo se agrupan en dos subsistemas:

- El subsistema técnico: que incluyen los trabajos (tareas) que van a desempeñarse, la forma en que se dividen esos trabajos y su coordinación (estructura), y los equipos, instalaciones, instrumentos y demás (tecnología). Este subsistema es el responsable de la eficiencia potencial de la organización.

- El subsistema social: en el que se encuentran las personas, sus características físicas y psicológicas, las vinculaciones y relaciones tanto individuales como grupales. Este subsistema es el encargado de transformar la eficiencia potencial en eficiencia real.

El modelo Leavitt se basa en la fuerte interdependencia entre los componentes de los dos subsistemas.

Ejemplos: Cambio en el componente Tecnología

Un claro ejemplo en el municipio seria el cambio generado a partir de las nuevas tecnologías incorporadas para realizar los tramites para adquirir o renovar la licencia de conducir.
Con la incorporación del mismo se cambio la estructura de la oficina (antes se realizaba todo en una, actualmente se realizan los tramites en una y el examen del psicofisico en otra) , respecto a las personas y las tareas realizadas por estas, se produjo una división de las mismas, anteriormente cualquiera podría llevar a cabo el tramite completo, actualmente cada uno cumple la función para la cual fue capacitado.
En este caso podemos observar como a partir del cambio en uno de los componentes del diamante se van generando cambios en los restantes componentes.

La Administración de las Organizaciones

Si a la organizacion se las conceptualiza como ente o entidades tendientes a satisfacer diversos tipos de demandas con frecuencias contrapuestas (objetivos individuales, sociales y organizacionales) y en donde sus componentes interactúan fuertemente conformando un sistema socio-técnico en el cual se desarrollan diversas y varias actividades, se requiere de una función que sea la encargada de imprimirles dirección, de mediar sus propósitos, de fijar sus objetivos y de organizar sus recursos a fin de obtener los resultados deseados, esa función es la Administración.

Si se considera a las actividades, decisiones e información como componentes del sistema de administración, puede decirse que Sistema Administrativo es aquella función que por medio de determinados procesos y actividades, que incluyen información y decisión, hace posible la obtención de los objetivos de la organización.

Todo sistema administrativo debe entenderse como un sistema que a través del procesamiento de todos los elementos administrativos, produzcan la información necesaria para todos los niveles de la organización y que además, provea los archivos y registros necesarios para generar aquella información.

El sistema Administrativo se comporta como un gran procesador de información en el cual la captación y recopilación de datos se realizan de varias fuentes tanto internas como externas. Este sistema, procesa todos los datos captados produciendo diversas salidas que se interpretan, tomándose decisiones basadas en esa información.

La información se mueve por toda la organización, pero lo hace bajo un esquema definido. Todo sistema administrativo depende de ese flujo de información, que se organiza bajo una entidad abstracta denominada Sistema de Información. Este sistema es el canal por el cual los datos circulan de una persona o sector hacia otros, proporcionando servicios a todos sus componentes en forma tal que éstos puedan realizar sus tareas con eficiencia.

Ejemplo de ciclo de vida de los datos:

En la oficina de empleo del municipio el ciclo de datos es el siguiente:

1- Generación y captura de datos: los datos se recopilan a través de un formulario de entrevista laboral que se llenan con las personas que se acercan a la oficina.

2- Evaluación: los datos en la plataforma se evalúan respecto a oficios, edades, ofertas laborales, lugar de residencia, nivel de estudios, etc.

3- Destrucción: En este caso los datos no se destruyen, se van actualizando.

4- Almacenamiento: los datos se cargan en la Plataforma de Empleo del Ministerio de Trabajo Empleo y Seguridad Social.

5- Transporte: el transporte se realiza por medio de una red de computadoras, a través  de la Plataforma de Empleo.

6- Recuperación: los datos pueden ser recuperados de manera muy fácil ingresando a la plataforma de empleo por medio de una computadora conectada a la red.

7- Reproducción: la reproducción se puede hacer fotocopiando la entrevista en el cuadernillo respectivo,  mediante una descarga del historial de la Plataforma de Empleo o algo que se utiliza mucho en la oficina para cualquier consulta hacia la Agencia de Empleo y demás es una impresión de pagina la cual nos refleja rápidamente y de manera muy fácil los datos que necesitamos en ese momento.

8 y 9- Clasificación y Análisis: los datos se clasifican de acuerdo a la oferta laboral según requisitos de edad, sexo, nivel de estudios alcanzados, experiencias laborales, otros.

10- Operaciones: del total de los cargados a la plataforma el sistema solo deja los aptos para la oferta laboral, es decir que resta y ademas suma entrevistas al cargarlas a la plataforma. Si uno quiere puede obtener de manera muy sencilla el total de entrevistas cargadas, etc.

11- Síntesis: es el informe que podemos descargar de la Plataforma según los requisitos que buscamos.

12- Utilización: el informe obtenido nos sirve para comunicarles a las personas que salieron seleccionadas a través de la Plataforma la existencia de la oferta laboral. Según las requisitos necesarios, las personas del listado tienen que ser las mas capacitadas para el mismo.


Tipos de Informes utilizados en el Municipio:

- Informes Periódicos: en la Oficina de Empleo se utilizan informes semanales hacia el área de contaduría para rendir/evaluar lo gastado y el sobrante de los cursos que se están llevando a cabo. 

- Informes de Datos Críticos: lo utilizan en el Área de Tesorería para evaluar problemas con determinados pagos o depósitos.

- Informe al Instante: el que realiza el Área de Producción hacia Contaduría o hacia Intendente (cuando este lo solicita) por los créditos en proceso de autorización.

- Informes de Excepción: el que realiza el encargado de Recursos Humanos ante determinada falta o incumplimiento por parte del personal.



Ventajas y Desventajas de un Sistema de Información Informatizado:

Ventajas:
- Mayor numero de información en menor espacio. 
- Se obtiene la información de manera mas rápida 
- Es accesible para todos los miembros de la organización en el tiempo que la requieren
- A través de los diferentes programas podemos obtener de manera muy sencilla gráficos comparativos, tablas y demás, sin la necesidad de ponernos a clasificar datos y dibujar a mano.

Desventajas:
- La principal desventaja es la seguridad de la información.
- No generar copias de seguridad y llegar a perder toda la información.
- Falta de capacitación del personal.


Reflexión: 
Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Para lo cual ese sistema administrativo va a tener que seguir completo el ciclo de vida de los datos para tomar las decisiones correctas y realizar esos procedimientos de la mejor manera.

Fuente: Material de la cátedra.