Mensajes de Error en EXCEL

Durante la creación y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es posible que introduzcamos algún dato o fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea imposible realizar el cálculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la aplicación Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error producido, facilitando la tarea de detección y resolución de errores.

Excel dispone de  4 métodos o técnicas para la identificación de  errores:

• Cuadro de dialogo
• Símbolo parte superior izquierda de la celda
• Valor en la celda
• Error al ejecutar una macro

Los 3 primeros métodos de identificación de errores hacen referencia cuando se introduce una formula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no existe la función o porque los datos que aportamos a la función son incorrectos:

Cuadro de dialogo – Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error.

Símbolo parte superior izquierda de la celda – Este signo aparece cuando Excel identifica un posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo rojo automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido así como el modo a proceder para corregir dicho error.

Valor en la celda – Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo, ante estos casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes  valores en la celda:

#¿NOMBRE? #¡VALOR! #¡NUM! #¡DIV/0!

#¡REF! #¡NULO! #N/A #####

El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y solucionarlo.

#¿NOMBRE? – Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe.

Ejemplo -  si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente fórmula o función en la celda correspondiente "=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribiésemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostraría el error #¿NOMBRE?  dado a que no tiene registrado la función POTEN.

#¡VALOR! – Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.

Ejemplo -  La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dará como resultado  el error #¡VALOR!, puesto que no es posible ni tiene sentido la realización de dicho cálculo.

#¡NUM! – Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o función requiere un dato numérico y se ha introducido un dato no numérico como una letra o una fecha.

También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que Excel no pueda mostrarlo.

Ejemplo – El cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #¡NUM! dado a que Excel no puede mostrar el valor tan elevado de dicho cálculo.

#¡DIV/0! – Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor.

Ejemplo – El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error #¡DIV/0!

#¡REF! – Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con referencias de celdas no válidas.

Ejemplo – Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que contienen datos vinculados a unas fórmulas, al desaparecer dichos datos las fórmulas no pueden calcular y aparece el error #¡REF!

#¡NULO! – Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algún cálculo o función rangos de datos o celdas que no interseccionan.

Ejemplo – La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen dá como resultado el error #¡NULO!

#N/A –Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado.

Ejemplo – usar la función BuscarV  para encontrar un valor que no existe en el rango de búsqueda especificado.

##### - Este error se muestra cuando :

• El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de la columna
• Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.

En la práctica comprobaremos que muchas veces los mensajes mencionados no se producen por error en las fórmulas, sino por inconsistencias generadas en los datos a los que hacen referencia las fórmulas. Para interceptar los mensajes de Excel y en su lugar mostrar mensajes personalizados más amigables, podemos hacer uso de algunas funciones que Excel nos provee para tal fin, como por ejemplo la función SI.ERROR.

La función SI.ERROR analiza el resultado de una fórmula. Devuelve un resultado personalizado si la fórmula evaluada muestra un mensaje de error. De lo contrario devuelve el resultado de la fórmula.

Sintaxis

SI.ERROR(valor,valor_si_error)

- Valor     es el argumento en el que se busca un error.

- Valor_si_error     es el valor que se devuelve si la fórmula lo evalúa como error. Se evalúan los tipos siguientes de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!

Sugerencias para solucionar errores en Excel

1) Lo primero es prestar atención al mensaje que nos da Excel. La mayoría de las veces Excel indica directamente el problema o al menos nos da una pista del tipo de error del que se trata con expresiones como #######, #¿NOMBRE?, #N/A o #¡REF!. 

2) Deja que Excel lo solucione. En algunas oportunidades Excel ofrece solucionar el problema. Suele hacerlo cuando detecta que hay errores de sintaxis en la fórmula. Conviene dejar que Excelintente arreglar las cosas y ver si efectivamente lo consigue. Si descubres que Excel no interpretó correctamente lo que querías lograr, puedes volver atrás con Ctrl+Z o el botón Deshacer.

Acciones más específicas

Si ninguna de las ayudas que nos proporciona Excel resultó eficaz, es momento de afinar la puntería. Las siguientes sugerencias te servirán para ir buscando, y descartando, uno a uno los posibles errores.

3) Corrobora que haya la misma cantidad de paréntesis de apertura que de cierre. Si la cantidad de paréntesis es diferente, ya habrás detectado una inconsistencia que necesariamente deberás corregir. Afortunadamente, Excel da un color diferente a cada par de paréntesis, lo que alivia un poco en la tarea de encontrar la ubicación del faltante. Una variante común de este error es colocar la cantidad correcta de paréntesis pero fuera de lugar. Sucede generalmente en las funciones SI anidadas.

4) En una función, verifica que el signo separador de los argumentos sea el correcto.Dependiendo de la configuración de tu equipo, el separador utilizado por Excel puede ser la coma (,) o el punto y coma (;). Si utilizas el que no es, Excel dará un error. La forma más fácil de saber qué separador de argumentos debemos usar es presionar Mayús+F3 para que se abra el asistente de insertar funciones y comprobar cuál es el separador de argumentos utilizado.

5) Verifica que no se esté usando como separador decimal un signo incorrecto. Dependiendo de la configuración de tu equipo, el separador decimal puede ser el punto (.) o la coma (,). Una forma sencilla de comprobar cuál debemos usar, es introducir en una celda la expresión: 1,5 (con coma) y en otra: 1.5 (con punto). Excel alineará a la derecha el valor que considere como un número (es decir, el que tenga el separador decimal correcto) y alineará a la izquierda el valor que considere como un texto.

6) Comprueba que no se esté usando un operador de rango erróneo. El operador que indica un rango en Excel es el signo ":" (dos puntos), que es muy fácil de confundir con ";" (punto y coma), tanto por su parecido como por su cercanía en el teclado.

7) En una función, revisa los argumentos usados. Esto incluye corroborar que no se haya ingresado una cantidad de argumentos mayor ni menor que la necesaria y que no estén en un orden diferente al esperado. Algunos argumentos son opcionales, pero la mayoría son obligatorios.

8) Controla que todos los datos empleados sean del tipo correcto. Un ejemplo de esto sería ingresar, como segundo argumento de la función FECHA, el nombre del mes (un texto, como:“junio”), cuando en realidad lo que se requiere es el número del mes (es decir, 6, en este caso).

9) Si hay textos dentro de la fórmula, revisa si se ingresaron entrecomillados. Aunque al ser escritos directamente en una celda los textos no van entre comillas, cuando los incluimos dentro de una fórmula siempre deben entrecomillarse. El mensaje de error que devuelve Excel en estos casos suele ser #¿NOMBRE?.

10) Corrobora que a los números de la fórmula no se les haya intentado dar formato. Por ejemplo, no escribas $10.000, sino directamente 10000. En lugar de 123,45€, ingresa 123,45. El símbolo de porcentaje (%) sí es aceptado, porque Excel lo considera un operador matemático.

=$2.468*2 retorna un mensaje de error

=2468*2 retorna 4936

=2468*2% retorna 49.36

Ejemplo:

 C55: Utilizar la función SI.ERROR 

E1: En este caso utilizare la función SI.ERROR para corroborar que no exista error en la suma total de los precios de la compra realizada en la librería.

Como podemos observar en la imagen, la formula nos devuelve falso, ya que la sumatoria total de la compra es $643,00 y no $543,00.

Reflexión: Es muy importante saber a que hace referencia el error, si esta mal la formula, faltan datos, etc. para poder corregir el error. En mi caso particular me aparece muy seguido el cartel de error por expresar mar las formulas.

Fuente:

- www.queesexcel.com, http://www.queesexcel.net/errores-de-excel.html, [consultado 3/10/2014]

-www.clasesdeexcel.com, http://www.clasesexcel.com/index.php/component/k2/item/35.html [consultado 3/10/2014]

-Officemicrossof.com, http://office.microsoft.com/es-es/funcion-si-error-HA001231765.aspx, [consultado 3/10/2014]